国有企业采购业务分析与探讨

国有企业是我国经济发展的重要组成部分,因所处地区、行业及规模不同,国有企业的采购水平和质量良莠不齐。基于民营企业政策的灵活性,民营企业的采购活动与供应链控制方法,有很多元素值得国有企业去学习。

一、 现状分析

我省属于欠发达地区,经济水平较弱。国有企业采购水平较发达地区存在一定的差距,根据近年实际业务开展,发现部分国有企业采购存在以下情况:

(一)采购需求不清晰。企业内部采购需求来自各个部门,多数部门往往难以用文字、数字、图形、国标等这些客观准确地信息对采购需求进行描述,加上个别需求紧迫,采购完成后,需求部门使用时才发现无法使用或者不达标,更有甚者因使用不达标的零部件或原材料造成经济损失。

(二)没有采购计划。很多企业将采购视为辅助性工作,未给予充分重视。采购工作没有计划性,为了应对单个需求而采购,采购队伍疲惫不堪,采购成本居高不下。企业资金压力大,不确定性高。

(三)采购团队水平参差不齐。采购工作对于人员综合素质要求高,对于其信息收集整理能力、数据分析能力、各类办公软件应用能力要求高,但由于部分企业体制原因,无法配备专业采购团队,团队水平参差不齐,无法有效发挥采购水平。

(四)履约率有待提高。部分企业仍存在买方思维,无法以平等、诚信心态对待供应商,甚至对于已经成交的供应商增加额外要求和条件,导致履约率不高。

(五)缺乏供应商管理。采购还处在以买补需的阶段,对于供应商管理比较薄弱,缺乏对于供应商的综合评价、奖惩机制、引入淘汰机制以及合同和付款周期台账。

(六)采购管理信息化程度低。较少企业有ERP或者SAP系统,更多企业缺乏信息化采购管理系统。从采购需求到采购计划编制、采购执行、验收交货、合同履行、付款归档信息化程度低,数据沉淀度低不利于进一步的采购数据挖掘和分析。

二、 法律法规适用

目前,我国各部门和地区甚至行业出台了众多的相关法规,实际工作中,很多企业领导甚至采购人员经常将企业采购和政府采购混淆。采购活动中必须首先明确采购主体,采购主体决定采购性质,确定所适用的法规。企业以营利为目的,普遍以最低成本满足采购需求为目的。

政府采购是指各级政府为了开展日常政务活动或为公众提供服务,在财政的监督下,以法定的方式、方法和程序,通过公开招标、公平竞争,由财政部门以直接向供应商付款的方式,从国内、外市场上为政府部门或所属团体购买货物、工程和劳务的行为。其实质是市场竞争机制与财政支出管理的有机结合,也是政府宏观经济调控的重要手段。

企业采购是企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。两者从采购主体、资金来源、采购目的都不同。

企业采购(非工程类)适用的法规主要有《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《企业国有资本与财务管理暂行办法》(财企〔2001〕325号)、《国有金融企业集中采购管理暂行规定》(财金〔2018〕9号)。对于具体采用了竞争性磋商、竞争性谈判方式的可以参照《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》(财库〔2014〕214号)和《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)中相关条款。

三、 采购对象分析

我国政府采购法按照国际惯例,根据采购对象性质不同,分为货物、工程和服务,没有准确的界定,只是用了排除和归纳法。后续采购文件的制作、采购流程、甚至采购代理公司取费标准都是根据以上分类进行的。故国有企业采购中我们可以沿用此分类惯例。

货物类和工程类比较通俗易懂,对于服务类很多企业采购从业人员有些不容易分辨,例如某地驾驶学校需要采购校区综合运营商,其中便涵盖了物资、部分维修施工和整个驾校的综合运营管理,对于其类别就难以定夺,其实在我国政府采购法中已经做了明确说明。《中华人民共和国政府采购法》第二条规定“本法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。

本法所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

本法所称服务,是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。”

采购业务实操过程中,对于货物类和工程类的标的比较清晰,我们可以使用排除,确定服务类标的。

四、 采购方式分析

我国《政府采购法》规定,我国的政府采购方式有:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。公开招标应作为政府采购的主要采购方式。对于企业采购以上方式都具有重要参考意义,企业一般会根据采购金额大小、采购标的特性、需求的紧迫度酌情选用采购方式。除以上采购方式外,常见的方式还有比选、遴选、集中押货等。

鉴于采购方式较多,我们以最常见的六种采购方式从适用范围、评审小组组成、评审办法等方面进行比较:

五、 采购重点环节

(一)采购条件的准备

1、采购人已经依法成立。对于某些还处于筹备建设中的子公司、项目公司,工商手续、组织建构不齐全的建议具备响相应资格后或改由其母公司或上级单位发起采购事宜。

2、相关审批流程。企业要根据其制度通过上级单位或者内部采购事宜的审批工作。涉及工程类的其初步设计概算应该履行审批手续。

3、采购资金落实。这点对于国有企业尤为重要,如涉及到专项补贴资金、国际金融机构贷款等其采购性质可能会从企业采购变成政府采购。

4、采购需求及技术指标确定。具体需求和技术指标应当由采购部门提出,必要时可委托专业机构制作。采购指标应该以满足实际需要为准,技术指标应尽量选择国标、行业标准,数字和图表形式客观展现。

(二)采购方式、采购文件和采购代理机构的选择

根据企业制度、采购金额、标的特性、任务的紧迫程度、整个项目的复杂程度确定采购方式、选择相应的采购文件模板。

首先确定是否为依法必须公开招标的项目。

根据《中华人民共和国招标投标法》“第三条 在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,必须进行招标:

(一)大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目。

(二)全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目。

(三)使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

法律或者国务院对必须进行招标的其他项目的范围有规定的,依照其规定。”

在以上范围内根据《必须招标的工程项目规定》(中华人民共和国国家发展和改革委员会令第16号)中“第五条 本规定第二条至第四条规定范围内的项目,其勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购达到下列标准之一的,必须招标:

(一)施工单项合同估算价在 400 万元人民币以上;

(二)重要设备、材料等货物的采购,单项合同估算价在200万元人民币以上;

(三)勘察、设计、监理等服务的采购,单项合同估算价在100万元人民币以上。

同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,合同估算价合计达到前款规定标准的,必须招标。”

邀请招标的可以参照《中华人民共和国招标投标法实施条例》“第八条 国有资金占控股或者主导地位的依法必须进行招标的项目,应当公开招标;但有下列情形之一的,可以邀请招标:

(一)技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制,只有少量潜在投标人可供选择;

(二)采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。

有前款第二项所列情形,属于本条例第七条规定的项目,由项目审批、核准部门在审批、核准项目时作出认定;其他项目由招标人申请有关行政监督部门作出认定。”

最后招投标法实施条例中也规定了可以不进行招标的内容:“第九条 除招标投标法第六十六条规定的可以不进行招标的特殊情况外,有下列情形之一的,可以不进行招标:

(一)需要采用不可替代的专利或者专有技术;

(二)采购人依法能够自行建设、生产或者提供;

(三)已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供;

(四)需要向原中标人采购工程、货物或者服务,否则将影响施工或者功能配套要求;

(五)国家规定的其他特殊情形。

招标人为适用前款规定弄虚作假的,属于招标投标法第四条规定的规避招标。”

采购代理机构的选择,是很多企业都出现过得难题。采购代理机构属于比较特殊的供应商,如果采用招标或其他方式采购,那么该项目的采购代理机构又是如何确定的呢?其实我国《招标投标法》第十二条第一款规定,“招标人有权自行选择招标代理机构,委托其办理招标事宜”。综合考虑合规性、实用性、经济性,企业自己组织采购代理机构入围,以合格制或者数量制确定几家采购代理机构,有效期1-3年为宜。

(三)采购文件编制要点

1、根据需求选择相应的采购文件版本。

2、采购公告内容必须完备,特别是采用公开招标方式的,公告应根据招投标法规定进行设计,内容符合招投标法“第十六条 招标人采用公开招标方式的,应当发布招标公告。依法必须进行招标的项目的招标公告,应当通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布。招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。”

3、须知表要简练、严谨、统一、扼要。实际工作中经常看到很多采购文件公告、正文、须知表中的标书不一致,给响应(投标)供应商带来困惑,不但增加了采购人和代理机构的工作量,也增加了投诉、质疑的风险。

须知表中主要列明对于响应(投标)有重要影响的信息,如:资质要求、保证金信息、响应(投标)数量及密封要求、响应(投标)文件递交截止时间等。

4、评审办法。评审方法主要为综合评分法和经评审的最低价法。其中应用范围最广、数量最多的是综合评分法。因此,设置评分内容对最终中选结果至关重要。

(1)打分项设置:一般项目普遍将打分项分为价格部分、商务部分和技术部分。设置时应充分考虑具体项目的需求对于技术或者服务水平、履约能力、售后服务等进行打分。主观分的比率不易过高,如主观分过高应考虑采购需求和指标是否需要进行校正,另外会放大评审专家的个人喜好因素,扩大实际需求与采购结果的偏离度。单项打分项比例也不易过高,除价格因素外,其他的单项打分过高可能会降低整体采购效果,如出现售后或培训短板,另外可能会增加采购活动质疑、投诉几率。

(2)具体分值设置:对于企业采购尚没有规定具体比例的法规出台,但《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(中华人民共和国财政部令第87号)中的价格分值比例根据采购对象类别予以最低限制,具有较强的参考意义,“货物项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%;服务项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%。执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的项目,其价格不列为评审因素。”这里我们探讨运用工程咨询管理中的一些方法和工具确定打分项分值:首先通过德尔菲法确定价格部分、商务部分、技术部分总分和打分项后,其次可以借助层次分析法中的部分工具确定相对的重要性并最终将打分项量化。可以假设技术部分40分,共有设备适用度、燃料经济性、成品率三个具体指标,具体可以参考如下步骤:

(1)因素两两比较标度

(2)填写打分表

(3)判断矩阵
通过采购小组讨论对“设备适用度”、“燃料经济性”和 “成品率”三因素两两比较,得到的结果写在下面3×3的判断矩阵中:

(5)最终通过计算可得到具体打分项分数

5、采购保证金与履约保证金的转化。对于企业采购,采购保证金在合同签订后便失去其作用,但根据实际需要,很多采购项目还需供应商提交履约保证金,为减轻双方工作量,可以直接在采购文件中约定,成交供应商采购保证金将直接转化为履约保证金。

(四)采购计划管理

对企业的采购进行科学的计划与管理,通过科学的计划管理工作,可以帮助企业节约成本、提升采购标的质量、提升使用效率等。许多采购部门的采购计划管理水平需要提升,其需要解决的问题有缺乏完善的采购制度、缺乏专业的市场调研分析、采购人员的个人素养不高、采购监督管控不足,可以通过完善采购制度、重视市场需求调研、提升采购人员的个人素养以及加强对采购的监督进行解决。

六、 国有企业采购业务开展方向

(一)采购管理制度

不少企业的采购管理制度超过十年没有修订,与相关法规、企业组织架构、业务流程等很多方面已不适配。随着市场化程度加深,竞争日趋激烈,对于具有一定规模优势的企业,利润率已经到达瓶颈。在采购方面加强管理,降低采购成本是一个相对难度小效果显著的方面。

首先应当结合相关法规、上级机构的制度、企业章程及企业特点对采购制度予以修订。

其次可以从采购部门组织与责权、采购计划与预算管理、供应商管理、谈判与合同管理、采购检验与质量控制、采购结算管理、采购成本控制及绩效管理等方面进行补充和完善。

再次应及时根据最新的相关主要法律对采购制度予以适当调整,如2021年1月1日实施的《中华人民共和国民法典》。

(二)供应商管理体系

现代采购是科学化、数据化和体系化的工作,供应商管理的作用日益凸显。对于供应商质量稳定性、最大存货量、物流能力是否有一定的了解呢?如遇到突然事件、自然灾害等特殊情况多少时间可以恢复供货、备选供应商是否可以应急供应。以上问题便可以看出供应商管理对于采购、甚至企业运营的重要程度。新冠疫情期间我国交出了一份卓越的成绩单,从采购的角度换位思考下,如果我们是一家口罩生产企业,对于上游原材料的供应商有多少可以用,有多少库存,有多少可快速到达生产线,又有多少在原材料价格飞涨的时候愿意保证我方的货源供应呢?

这份供应商评价标准表可以作为参考:

编号:         评价日期:    年   月   日

(三)采购团队建设

首先根据企业规模、业务特点完善组织结构,以下是一些常见的足够结构模式值得借鉴。

1.按专业分工划分的采购部组织结构图

其次,明确采购部门的职责和权力,采购部门一般应具有以下权力:

采购经理的岗位职责:

采购主管的岗位职责:

采购稽核员的岗位职责:

再次,要重视采购绩效管理工作,给与采购团队适当压力的同时,更要充分肯定其通过努力降低成本带来的效益。不少企业已经启用了ERP、SAP等系统,根据企业特点联系其业务模块并增设人力资源模块的绩效管理部分即可实施运行。

采购稽核重点与依据表可以参考:

(四)重视采购数据。

几乎所有优秀的采购职业经理人,都对采购数据极为重视。首先便是采购数据信息化、标准化,近年很多企业的信息化程度已经有所提高,即便没有相关信息管理系统的企业,采购数据也通过数据库、EXCEL表格形式记录存储。

有了质量较好的数据源,接下来就是进行数据挖掘和分析了。在庞大的数据中挖掘有用的信息并进行提炼,最终转化为采购策略。另外对于以往的数据分析,可获得可观的运营、采购指标,似乎是一项简单的工作,但绝大部分做过这项工作的企业都会被客观数据与传统经验和主观感受的偏离所震惊。

首先我们可以做个调查,您所在的企业采购金额最大和采购量最大的前五种物料分别是什么?

接下来我们引用二八法则和ABC分类法得出以上问题的答案,看看结果是否再一次打破我们的惯性思维。

1.导出去年全年采购数据,至少包含物品名称、数量、单价、总价等关键字段。

2.分别按总数量和总价格进行排序。

3.将排名前20%的物品划为A类,之后30%的划为B类,剩下的为C类。当然这个具体比例不是严格规定的,根据实际情况可以在正负5%左右调整。

4.验证结论,首先看看实际结果是否和我们经验和主观判断一致。其次我们可以发现一个有趣的规律,前15%-20%采购物料的总金额合计大约占据总采购金额的70%-80%.

5.有了这个基本的采购数据模型,剩下的日常市场考察、采购监管、绩效查验、物资交割等方面的工作是否有了重点方向呢?

以上只是采购数据的一项基本运用,对于不少企业来说已经可以见到实际的经济效果了。如果可以运用多种数据挖掘、分析、预测手段和工具,在配合一个成熟、职业化的采购团队,采购成本降低带来的效益会出现较为明显的成效。

(五)尝试采购业务外包

对于个别无法快速提高采购团队专业水平的企业,可以尝试采购业务外包。可以尝试选择少量、影响小的需求物料进行采购外包,根据实际效果酌情调整外包采购量。选择采购代理机构时应根据具体的采购需求特点及采购代理机构的经验水平、专业能力抉择。

国有企业采购不同于民营企业采购,也不同于政府采购,实际工作中为了保障国有资产保值增值,预防贪腐,降低企业运营成本,可以参照很多政府采购的原则和基本方法。另一方面,作为企业又背负着提高盈利水平、降低采购成本的重担,可以结合民营企业的先进采购管理办法和分析工具。

产权交易机构作为国有产权要素流转的公允平台,在国有企业采购和采购改革中有巨大的市场。同时,产权交易机构应立本服务思维,主动并积极参与到国有企业采购活动和供应链优化中,助力国有企业高质量健康有序发展。

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